Ochrana osobních údajů

Nařízením Evropského parlamentu a Rady 2016/679, se k 25. květnu 2018 mění právní úprava ochrany osobních údajů ve všech členských státech EU. Cílem Nařízení je unifikace právní úpravy ochrany osobních údajů ve všech státech EU a zjednodušení postupů správců, kteří zpracovávají osobní údaje ve více státech. Nařízení se vztahuje na všechny, kteří systematicky zpracovávají údaje o osobách fyzických s výjimkou osobního užití a osobních údajů zemřelých osob.

Rádi bychom Vás ujistili, že TEPVOS, spol. s r.o., se sídlem Královéhradecká 1566, 562 01 Ústí nad Orlicí, zapsaná v obchodním rejstříku vedeném u Krajského soudu v Hradci Králové, oddíl C, vložka 16762, IČ: 25945793 (dále jen „TEPVOS nebo společnost“) věnuje maximální možnou pozornost zabezpečení Vašich osobních údajů. Kromě nařízení (EU) 2016/679 (dále jen „GDPR“) se řídíme platnými zákony České republiky, závaznými vnitřními řády a směrnicemi. Ochrana osobních údajů nejen našich zákazníků, dodavatelů, partnerů a zaměstnanců, je naší prioritou. V souvislosti s Nařízením GDPR níže uvádíme zásady zpracování osobních údajů ve společnosti.

Společnost TEPVOS, spol. s r.o. jako správce a zpracovatel osobních údajů prohlašuje, že:

– Veškeré údaje, které shromažďuje, zpracovává pouze pro odůvodněné účely, po omezenou dobu a s využitím maximální možné míry zabezpečení.

– má zpracovanou vnitřní směrnici k ochraně osobních dat v souladu s nařízením GDPR, aktivně ji naplňuje a k plnění směrnice i podmínek této smlouvy zavazuje i své zaměstnance;

– je povinna zachovávat mlčenlivost o všech zjištěných osobních údajích;

– – nepoužije osobní údaje k žádnému jinému účelu;

– jmenovala pověřence pro ochranu osobních údajů:

Data Protection Officer, dále jen „DPO“, kterým je Ing. Jan Gubáš, kontaktní údaje: e mail: gubas@catania.cz, tel. +420 733 187 073. Pověřenec pro ochranu osobních údajů společnosti, disponuje rozsáhlými znalostmi o ochraně osobních údajů a jeho úkolem je dohled nad souladem s GDPR. Budete-li mít jakýkoliv dotaz ohledně zpracování Vašich osobních údajů, kontaktujte nás prosím na emailové adrese DPO gubas@catania.cz nebo emailu společnosti tepvos@tepvos.cz .

V této sekci lze nalézt informace o tom, jaké osobní údaje TEPVOS zpracovává, zda údaje zpracovává na základě souhlasu nebo na základě jiného právního důvodu, k jakým účelům je používá, zda při zpracování vystupuje v roli správce či zpracovatele, komu může osobní údaje předávat a jaká má subjekt v souvislosti se zpracováním jeho osobních údajů práva.

Jaké údaje TEPVOS zpracovává

Zpracováváme následující osobní údaje:

Zákazníci, dodavatelé a smluvní partneři společnosti

a)      identifikační údaje, kterými se rozumí zejména jméno a příjmení, datum narození, rodné číslo (pokud je legislativou vyžadováno) číslo vašeho dokladu totožnosti (pokud je legislativou vyžadováno), IČO a DIČ, pokud je subjekt podnikatel, funkce v organizaci, pokud zastupuje právnickou osobu; bankovní spojení

b)      kontaktní údaje, jimiž se rozumí bydliště, dodací a fakturační adresa (pokud jsou odlišné) e-mailová adresa, telefonní číslo,

c)       údaje o poskytnutých službách, kterými jsou zejména údaje o poskytnutých plněních, spotřebě vody, údaje z chytrých vodoměrů, poskytnutých službách úseky komunálních a rekreačních služeb a údaje o reklamacích;

d)     údaje související s návštěvou naší provozovny, kterými jsou zejména nahrávky z kamerových systémů krytého bazénu, úseku komunálních služeb a sběrného dvora.

 Důvod zpracování osobních údajů

V rámci činnosti zpracovává společnost osobní údaje pro různé účely a v různém rozsahu buď:

a)      bez souhlasu subjektu na základě právního důvodu (plnění smlouvy, našeho oprávněného zájmu nebo z důvodu plnění právní povinnosti), nebo

b)      na základě vašeho souhlasu – v případech, kdy pro zpracování osobních údajů neexistuje zákonný důvod. Souhlas musí být udělen pro konkrétní důvod zpracování a může být kdykoliv subjektem odvolán

Účely zpracování

1.      Objednání jakékoliv služby nebo uzavření smlouvu

V případě, že u nás objednáte přepravu zásilky nebo s námi uzavřete smlouvu o poskytování služeb nebo jinou smlouvu, provádíme následující zpracování:

1.1.            Zpracování na základě plnění smlouvy

Pokud u nás fyzická osoba objedná jakékoliv služby nebo uzavře jakoukoliv písemnou smlouvu, zpracováváme její osobní údaje za účelem plnění této objednávky nebo smlouvy. V takovém případě jsou zpracovávány identifikační, kontaktní údaje a údaje o příslušném plnění.

V případě, že objednávka ne smlouva je uzavřena s právnickou osobou, zpracováváme tyto údaje pro zástupce právnické osoby za stejného důvodu. A to na základě našeho oprávněného zájmu spočívajícího v uzavření a plnění smlouvy s osobou, kterou zástupce zastupuje.

Pro tento účel jsou osobní údaje používány po dobu plnění smlouvy a následně po dobu 10 let dle účetních předpisů. Skartování je provedeno v souladu se skartovacím řádem.

1.2.            Zpracování na základě plnění právních povinností 

V případě plnění právních povinností, není pro takové zpracování osobních údajů nutný souhlas subjektu. Na tomto právním základě jsou zpracovávány identifikační a kontaktní údaje a údaje o poskytnutých službách, a to z důvodu dodržování zejména následujících předpisů:

·         zákona č. 89/2012 Sb., občanský zákoník,

·         zákona č. 634/1992 Sb., o ochraně spotřebitele (pokud přepravu objednáte jako fyzická osoba).

·         zákona č. 235/2004 Sb., o dani z přidané hodnoty,

·         zákona č. 563/1991 Sb., o účetnictví,

·         zákon č. 274/2001 Sb., o vodovodech a kanalizacích

·         zákon č. 13/1997 Sb., o pozemních komunikacích

·         nařízeními EU proti podpoře terorismu, praní špinavých peněz.

·         A další platné zákony a nařízení

Pro tyto účely osobní údaje používáme po dobu nejvýše 10 let, popř. po dobu stanovenou příslušným právním předpisem.

1.3.            Zpracování na základě oprávněného zájmu

V případě zpracování na základě oprávněného zájmu, není pro takové zpracování osobních údajů nutný souhlas subjektu. Na tomto právním základě jsou zpracovávány identifikační a kontaktní údaje a údaje o poskytnutých službách zejména účastníků plaveckých kurzů (dospělých i dětí), pro nezbytné zajištění výuky vč. bezpečnosti. Pro tyto účely osobní údaje používáme po dobu trvání zájmu a následně nejvýše 3 let, popř. po dobu stanovenou příslušným právním předpisem. Na základě oprávněného zájmu je možné identifikační a kontaktní údaje využít i pro marketingové aktivity společnosti. Pro tyto účely osobní údaje používáme po dobu trvání zájmu a následně nejvýše 1 roku po jejím skončení.

2.    Návštěva provozovny:

Na Krytém plaveckém bazénu, v areálu úseku Komunální služby, areálu Sběrného dvora a areálu FVE u letiště zpracováváme nahrávku z kamerového systému, na které může být subjekt zachycen, a to na základě oprávněného zájmu (tedy bez Vašeho souhlasu) za účelem ochrany majetku společnosti a osob pohybujících se v provozovně a jejím okolí, a dále za účelem ochrany bezpečnosti a zdraví zaměstnanců společnosti a osob pohybujících se v provozovnách, což je současně náš oprávněný zájem.

Pro tento účel osobní údaje uchováváme po dobu 7 dnů. Proti tomuto zpracování lze uplatnit námitku.

3.   Zpracování na základě souhlasu:

Pro případy zpracování osobních údajů mimo rámec zákonných důvodů bude společnost vyžadovat souhlas subjektu, kde bude jasně uvedeno, jaké údaje budou zpracovávány a za jakým účelem. Tento souhlas je zcela dobrovolný a můžete jej kdykoli odvolat. Pro odvolání souhlasu nás kontaktujte způsobem popsaným v části Uplatnění práv subjektu. Odvolání souhlasu nemá vliv na zákonnost zpracování do okamžiku tohoto odvolání.

 

Kdo osobní údaje zpracovává a komu jsou předávány

Všechny zmíněné osobní údaje zpracovává TEPVOS jako správce popř. jako zpracovatel. To znamená, že stanovuje shora vymezené účely, pro které osobní údaje shromažďuje, určuje prostředky zpracování a odpovídá za jejich řádné provedení.

Osobní údaje může společnost předávat také dalším subjektům, které se nacházejí v roli správce, a to v rámci plnění našich zákonných povinností předat některé osobní údaje správním orgánům a státním úřadům jsme-li k tomu vyzváni.

Pro zpracování osobních údajů rovněž využívá společnost služeb dalších zpracovatelů, kteří osobní údaje zpracovávají pouze podle jejich pokynů a pro účely, které jsou popsány v části: Proč osobní údaje zpracováváme a co nás k tomu opravňuje? Takovými zpracovateli jsou zejména:

a)      poskytovatelé cloudových služeb a další dodavatelé technologií, podpory a souvisejících služeb pro naše vnitřní procesy;

b)      advokáti, daňoví poradci, auditoři.

Zdroje získávání osobních údajů

Ve většině případů zpracováváme osobní údaje, které TEPVOSU poskytují zákazníci, dodavatelé a partneři v rámci objednávání služeb, realizace obchodních vztahů a při komunikaci s nimi. V některých případech jsou údaje získávány z  veřejných registrů a databází.

Předávání údajů mimo EU

TEPVOS nepředává osobní údaje mimo EU 

Práva subjektů při zpracování osobních údajů

 Mezi tato práva patří:

1.      Právo na přístup

Právo subjektu vědět, jaké údaje jsou o něm zpracovávány, za jakým účelem, po jakou dobu, kde jsou osobní údaje získávány, komu jsou předávány, kdo je mimo TEPVOS zpracovává a jaká další práva související se zpracováním osobních údajů subjekt má. To vše se lze na těchto stránkách, popř. může subjekt údajů požádat o potvrzení, zda osobní údaje, které se jej týkají, jsou či nejsou ze strany společnosti zpracovávány, a pokud tomu tak je, má právo získat přístup k těmto osobním údajům. V rámci práva na přístup může také požádat o kopii zpracovávaných osobních údajů, přičemž první kopii bude poskytnuta bezplatně a další kopie pak za úhradu dle ceníku.

2.      Právo na opravu

Pokud subjekt zjistí, že osobní údaje, které jsou zpracovávány, jsou nepřesné nebo neúplné, má právo na to, aby byly bez zbytečného odkladu opraveny, popřípadě doplněny.

3.      Právo na výmaz

V některých případech má subjekt právo na vymazání jeho osobních údajů. Takové osobní údaje budou bez zbytečného odkladu vymazány, podmínkou však je, aby byl splněn některý z následujících důvodů:

·         osobní údaje již společnost nepotřebuje pro účely, pro které jsme je zpracovávali;

·         subjekt odvolá souhlas se zpracováním osobních údajů, přičemž se jedná o údaje, k jejichž zpracování je jeho souhlas nezbytný a zároveň neexistuje jiný důvod, proč je tyto údaje nutné nadále zpracovávat;

·         subjekt využije svého práva vznést námitku proti zpracování u osobních údajů, které jsou zpracovávány na základě našich oprávněných zájmů, a společnost shledá, že již žádné takové oprávněné zájmy, které by toto zpracování opravňovaly, neexistují nebo

·         se subjekt domnívá, že prováděné zpracování osobních údajů  přestalo být v souladu s obecně závaznými předpisy.

Ale vždy platí, že i když půjde o jeden z těchto důvodů, neznamená to, že ihned budou všechny osobní údaje vymazány. Toto právo se neuplatní v případě, že zpracování osobních údajů je i nadále nezbytné pro splnění naší právní povinnosti nebo určení, výkon či obhajobu našich právních.

4.      Právo na omezení zpracování

V některých případech může subjekt kromě práva na výmaz využít právo na omezení zpracování osobních údajů. Toto právo umožňuje v určitých případech požadovat, aby došlo k označení osobních údajů a tyto údaje nebyly předmětem žádných dalších operací zpracování – v tomto případě však nikoliv navždy (jako v případě práva na výmaz), ale po omezenou dobu. Zpracování osobních údajů musí být omezeno když:

·         subjekt popírá přesnost osobních údajů, než dojde k dohodě, jaké údaje jsou správné;

·         osobní údaje jsou zpracovávány bez dostatečného právního základu (např. nad rámec toho, co je zákonná povinnost), ale subjekt bude před výmazem takových údajů upřednostňovat pouze jejich omezení (např. pokud očekává, že by v budoucnu takové údaje opakovaně poskytli);

·         osobní údaje nejsou potřebné pro shora uvedené účely zpracování, ale subjekt je požaduje pro určení, výkon nebo obhajobu svých právních nároků, nebo

·         vznese námitku proti zpracování. Po dobu, po kterou správce šetří, je-li námitka oprávněná, je povinen zpracování osobních údajů omezit.

5.      Právo na přenositelnost

Subjekt má právo získat od správce všechny jeho osobní údaje, které jste poskytl a které jsou zpracovávány na základě souhlasu a na základě plnění smlouvy. Osobní údaje jsou poskytnuty ve strukturovaném, běžně používaném a strojově čitelném formátu, může se jednat pouze o údaje, které jsou zpracovávány automatizovaně v elektronických databázích.

6.      Právo vznést námitku proti zpracování

Subjekt má právo vznést námitku proti zpracování osobních údajů, k němuž dochází na základě oprávněného zájmu správce. Jde-li o marketingové aktivity, bude zpracování osobních údajů ukončeno okamžitě, v ostatních případech, pokud nebudou existovat závažné oprávněné důvody pro to, aby v takovém zpracování pokračovalo.

7.      Právo podat stížnost

Uplatněním práv výše uvedeným způsobem není nijak dotčeno právo subjektu podat stížnost u příslušného dozorového úřadu. Toto právo můžete uplatnit zejména v případě, že se subjekt domnívá, že osobní údaje jsou zpracovávány neoprávněně nebo v rozporu s obecně závaznými právními předpisy. Stížnost proti prováděnému zpracování osobních údajů lze podat u Úřadu pro ochranu osobních údajů, který sídlí na adrese Pplk. Sochora 27, 170 00 Praha 7.

Uplatnění práv subjektu

Ve všech záležitostech souvisejících se zpracováním osobních údajů, ať již jde o dotaz, uplatnění práva, podání stížnosti či cokoliv jiného, se lze obracet na emailové adresy gubas@catania.cz (k dispozici DPO) nebo tepvos@tepvos.cz .

Žádost bude vyřízena bez zbytečného odkladu, maximálně však do 30 dnů. Ve výjimečných případech, zejména z důvodu složitosti požadavku, je správce oprávněn tuto lhůtu prodloužit o další dva měsíce. O takovém případném prodloužení a jeho zdůvodnění bude subjekt informován.

Datum poslední revize 23. 5. 2018

 

 


Zapravodaje za rok 2013

Vydání 2/2013
Vydání 1/2013

×
Zapravodaje za rok 2014

Vydání 3/2014
Vydání 4/2014
Vydání 5/2014
Vydání 6/2014

×
Zapravodaje za rok 2015

Vydání 7/2015
Vydání 8/2015
Vydání 9/2015

×
Zapravodaje za rok 2016

Vydání 5/2016
Vydání 4/2016
Vydání 3/2016
Vydání 2/2016

Vydání 1/2016

×
Zapravodaje za rok 2017

Vydání 4/2017
Vydání 3/2017
Vydání 2/2017
Vydání 1/2017

×
Zapravodaje za rok 2018

Vydání 2/2018
Vydání 1/2018

×